1 Objetivo del Protocolo
1.1 El presente protocolo establece los procedimientos internos de Rintral Trading S.L.U. para la clasificación, gestión y salvaguarda de los fondos de clientes no reclamados. Garantiza el pleno cumplimiento del Reglamento (UE) 2023/1114 (MiCA), en particular de los artículos 66 y 67, relativos a la protección y segregación de los activos de los clientes.
1.2 Nuestro objetivo es mantener el más alto nivel de cumplimiento normativo e integridad operativa en todos los procedimientos relacionados con el tratamiento de fondos de clientes. Este protocolo complementa tanto la Política de Cuentas Inactivas como el Procedimiento de Fondos No Localizados
2 Ámbito de Aplicación
2.1 Este protocolo se aplica a todos los fondos de clientes que se clasifiquen como no reclamados debido a inactividad prolongada, intentos fallidos de contacto o incumplimiento de los requisitos de incorporación (onboarding).
2.2 No se aplica a los fondos retenidos temporalmente por restricciones internas de la cuenta (véase el Procedimiento de Fondos No Localizados), a los fondos congelados en el marco de investigaciones por fraude o blanqueo de capitales (véase el Procedimiento de Fondos No Asignados), ni a la clasificación del estado de la cuenta, que se regula por separado conforme a la Política de Cuentas Inactivas. Estas distinciones se establecen para garantizar el pleno cumplimiento de los requisitos normativos aplicables y la coherencia con nuestro marco interno de control.
3 Definición de Fondos No Reclamados
3.1 Se consideran fondos no reclamados aquellos activos en posesión del cliente que, a pesar de esfuerzos razonables y documentados de recuperación, no pueden ser devueltos ni puestos a disposición del titular legítimo. Esto puede deberse a las siguientes situaciones:
i. Múltiples intentos fallidos de transacción (por ejemplo, tres o más rechazos consecutivos);
ii. Períodos prolongados de inactividad del cliente superiores a doce (12) meses consecutivos, junto con la imposibilidad de restablecer contacto;
iii. Incumplimiento de los procesos de incorporación o verificación de identidad requeridos;
iv. Incapacidad persistente para contactar al cliente a través de cualquiera de los canales de comunicación registrados, tras una serie documentada de intentos.
3.2 Nota: Cuando las dificultades de comunicación sean temporales o estén bajo revisión interna, los fondos podrán retenerse inicialmente como Fondos No Localizados. Si no se logra contacto ni recuperación en un plazo de noventa (90) días naturales desde el primer intento, los fondos se reclasificarán como No Reclamados.
4 Segregación y Custodia de Fondos
4.1 Todos los fondos no reclamados deberán transferirse a una Cuenta de Fondos No Reclamados designada, donde serán mantenidos de forma segura y completamente segregados de los activos operativos del proveedor. Estos fondos permanecerán siempre individualmente rastreables hasta su legítimo titular y podrán ser recuperados previa solicitud, sujeta a verificación de identidad y a los procedimientos internos de diligencia debida. Estas salvaguardas se implementan conforme a los artículos 66 y 67 del Reglamento (UE) 2023/1114 (MiCA).
4.2 Para garantizar la claridad de la política y evitar solapamientos con otros procedimientos internos, se aplican las siguientes distinciones:
i. Fondos No Reclamados: Este protocolo se aplica exclusivamente a los fondos que hayan sido formalmente reclasificados como no reclamados debido a inactividad del cliente, intentos fallidos de contacto o incumplimiento de los requisitos de incorporación, conforme a las condiciones expuestas en la Sección 3.
ii. Fondos No Localizados: Fondos retenidos temporalmente por restricciones internas—como verificación pendiente de instrucciones del cliente, revisión de documentos o fallos técnicos de entrega—no se clasifican como no reclamados. Se gestionan por separado bajo el Procedimiento de Fondos No Localizados mientras la relación con el cliente permanezca activa.
iii. Fondos No Asignados: Fondos congelados por sospechas de actividad fraudulenta o por cuestiones relacionadas con el blanqueo de capitales están completamente fuera del ámbito de este protocolo y se rigen por el Procedimiento de Fondos No Asignados, conforme a las leyes AML/CTF aplicables y a las obligaciones de reporte regulatorio.
iv. Cuentas Inactivas: La clasificación de una cuenta de cliente como inactiva—debido a inactividad prolongada—no implica automáticamente la reclasificación de los
fondos asociados como no reclamados. El estado de la cuenta se gestiona por separado bajo la Política de Cuentas Inactivas, y cualquier reclasificación de fondos posterior se realizará únicamente conforme a este protocolo, tras intentos fallidos de recuperación y dentro de los plazos aplicables.
5 Obligaciones de Notificación
5.1 Los clientes deberán ser informados de manera oportuna y transparente sobre cualquier circunstancia que afecte al estado de sus fondos. En particular, cuando los fondos de un cliente sean reclasificados como no reclamados conforme al presente protocolo, deberá notificársele lo siguiente:
• La fecha efectiva y el motivo de la reclasificación de los fondos como no reclamados;
• Las medidas de salvaguarda aplicadas, incluyendo la segregación de los fondos respecto a los activos propios del proveedor y su custodia segura en una Cuenta de Fondos No Reclamados designada;
• El proceso de recuperación disponible para el cliente, incluyendo los pasos necesarios para verificar su identidad, aportar la documentación requerida e iniciar una solicitud de liberación de los fondos.
5.2 Dicha notificación deberá emitirse en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde la fecha en que se registre la reclasificación de los fondos como no reclamados.
5.3 Todas las comunicaciones deberán ser claras, documentadas y trazables. Las notificaciones se enviarán a través de los canales de comunicación registrados del cliente (por ejemplo, correo electrónico o mensajería segura), y deberán conservarse registros adecuados conforme a los requisitos internos de cumplimiento y auditoría.
5.4 Estas obligaciones se establecen en el artículo 62 del Reglamento (UE) 2023/1114 (MiCA), que exige a los proveedores de servicios de criptoactivos garantizar una divulgación precisa y oportuna de la información relevante durante toda la relación de servicio.
6 Cargos Administrativos
6.1 De conformidad con los Términos y Condiciones aceptados por el cliente, podrá aplicarse una comisión mensual de mantenimiento de 4 EUR tras un período de doce
(12) meses consecutivos de inactividad en la cuenta. Dicha comisión se deducirá directamente del saldo disponible y continuará aplicándose hasta que la cuenta sea reactivada o el saldo se haya agotado por completo.
6.2 La aplicación de esta comisión tiene como finalidad cubrir los costes administrativos y operativos asociados al mantenimiento continuo de cuentas inactivas y a la salvaguarda de los fondos del cliente.
6.3 Los clientes deberán ser debidamente informados de esta estructura de comisiones con antelación, como parte de las divulgaciones precontractuales, y nuevamente en el momento de la reclasificación de los fondos como no reclamados, conforme a lo previsto en la Sección 5 de este protocolo.
6.4 Esta práctica se implementa conforme a los principios de transparencia de costes y condiciones de servicio justas establecidos en el artículo 63 del Reglamento (UE) 2023/1114 (MiCA). Todos los cargos deberán ser claramente divulgados, razonables y acordados contractualmente, y su aplicación estará sujeta a supervisión por parte del departamento de cumplimiento interno.
7 Recovery Procedure
7.1 Clients retain the right to reclaim their unclaimed funds at any time. To initiate recovery, the client must submit a formal recovery request through the designated communication channel, accompanied by valid identification and any documentation required to verify entitlement in accordance with internal due diligence procedures.
7.2 Upon receipt of a recovery request, the Compliance and Operations teams shall initiate the verification process without undue delay. The identity and status of the claimant shall be verified in line with onboarding and KYC standards, including source of entitlement checks where appropriate. Where additional information is required, the client shall be notified promptly.
7.3 The recovery process shall be completed within a maximum of fifteen (15) business days from the date of receipt of all required supporting documentation, provided that the verification process does not raise any material concerns or red flags.
7.4 All recovery activities—including the date of request, verification steps, internal approvals, and fund disbursement—shall be documented in full and logged in internal systems. A complete audit trail must be maintained for each recovery case, in accordance with internal recordkeeping protocols and the requirements of Regulation (EU) 2023/1114 (MiCA). Recovery logs must be made available upon request to internal audit functions or competent supervisory authorities.
7.5 Where a recovery request trigger concerns regarding potentially fraudulent activity or AML/CTF risks, the matter shall be escalated immediately to the Internal Control Body (ICB) for further assessment, in accordance with the Protocol for the Prevention of Money Laundering and Terrorism Financing.
8 Registro Interno y Controles
8.1 Todos los movimientos de fondos hacia y desde las Cuentas de Fondos No Reclamados deberán registrarse de manera exhaustiva y trazable. Cada acción —ya sea relacionada con la clasificación de fondos, transferencias internas, solicitudes de recuperación o desembolsos— deberá documentarse con un historial de auditoría completo, incluyendo fecha, hora, personal responsable y documentación de respaldo.
8.2 Estos registros deberán mantenerse conforme a los procedimientos internos de control y conservarse durante un período mínimo de cinco (5) años, o por un período superior si así lo exigen las leyes aplicables o las autoridades supervisoras. El acceso a estos registros estará restringido al personal autorizado y deberá estar disponible a solicitud para funciones de auditoría interna, cumplimiento o autoridades competentes.
8.3 Los equipos de Cumplimiento y Finanzas deberán realizar revisiones internas periódicas para asegurar que los procedimientos de tratamiento de fondos y segregación de cuentas se estén cumpliendo correctamente. Cualquier desviación o excepción de este protocolo deberá documentarse, evaluarse y, cuando sea necesario, escalarse al Órgano de Control Interno (ICB).
8.4 Cuando sea aplicable, este marco de conservación de registros también estará integrado en los protocolos generales de resiliencia operativa y continuidad del negocio, en línea con los requisitos del Reglamento (UE) 2022/2554 (DORA).
9 Relación con Otras Políticas
9.1 Este protocolo está diseñado para funcionar en conjunto con el marco general de control interno y debe leerse en consonancia con las siguientes políticas y procedimientos complementarios:
• La Política de Cuentas Inactivas, que regula la clasificación del estado de inactividad de cuentas y define los procedimientos de reactivación tras períodos de inactividad del cliente.
• El Procedimiento de Fondos No Localizados, que aborda la gestión interna de fondos temporalmente restringidos o retenidos debido a documentación pendiente, verificación de instrucciones del cliente o limitaciones operativas, mientras la relación con el cliente sigue activa.
• El Procedimiento de Fondos No Asignados, que regula el tratamiento de fondos congelados en el contexto de sospechas de actividad fraudulenta o problemas de blanqueo de capitales, conforme a las obligaciones establecidas en la Ley 10/2010 de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo.
9.2 Estos procedimientos forman parte de un marco de cumplimiento integrado. Las referencias cruzadas adecuadas entre ellos garantizan una delimitación clara de responsabilidades, evitan superposiciones procedimentales y respaldan una aplicación coherente de los controles internos y de los requisitos normativos.
10 Gobernanza y Titularidad
10.1 Este protocolo es propiedad del Departamento de Cumplimiento y está gestionado por el mismo, en coordinación con los equipos de Finanzas y Operaciones, quienes comparten la responsabilidad de su implementación y cumplimiento continuo dentro de los procesos empresariales relevantes.
10.2 El protocolo deberá revisarse al menos una vez al año, o antes si así lo requieren cambios en los requisitos normativos, expectativas de los supervisores o necesidades operativas internas. Cualquier modificación sustancial deberá ser aprobada por el Órgano de Control Interno (ICB) y registrada en el historial de control de versiones del protocolo.
10.3 Cualquier incidente de desviación respecto de este protocolo, o casos que requieran una aclaración interpretativa, deberá comunicarse al Departamento de Cumplimiento y, cuando corresponda, escalarse al ICB.
10.4 La versión más reciente aprobada de este documento deberá estar disponible para todos los equipos relevantes y conservarse en el repositorio central de documentación de cumplimiento.
11 Ley Aplicable y Jurisdicción
11.1 El presente protocolo se interpretará y aplicará de conformidad con las disposiciones del Reglamento (UE) 2023/1114 (MiCA), cuando resulte aplicable, así como con las políticas internas y el marco jurídico de Rintral, que opera bajo la jurisdicción del derecho español.
11.2 Cualquier aspecto no regulado expresamente por MiCA se regirá por las disposiciones aplicables del derecho nacional español, incluyendo, entre otros, las obligaciones derivadas de la Ley 10/2010 de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo, así como cualquier otra normativa sectorial o de supervisión relevante.
11.3 En caso de conflicto o ambigüedad interpretativa, este protocolo se aplicará de manera que garantice el cumplimiento de los requisitos regulatorios vigentes y de las expectativas de los supervisores. Cualquier controversia derivada de la interpretación o aplicación del presente protocolo estará sujeta a la jurisdicción de los tribunales competentes de Barcelona, España, salvo acuerdo expreso en contrario por escrito.
12 Control Documental y Aprobaciones
12.1 Este protocolo deberá revisarse al menos una vez al año o en caso de cualquier cambio sustancial en el marco normativo aplicable. Cualquier actualización deberá presentarse al Órgano de Control Interno (ICB) para su revisión y aprobación formal. La versión más reciente deberá registrarse en el registro de documentación de cumplimiento y estar disponible para los equipos relevantes.